Grāmatu samierināšana Veidi, paraugprakse | Noderīgi padomi
Grāmatu saskaņošana ir saskaņošana, ko uzņēmums veic pirms grāmatvedības slēgšanas, lai nodrošinātu, ka grāmatas ir atjauninātas un ka uzņēmuma grāmatvedības grāmatās nav manipulāciju vai krāpšanas.
Grāmatu samierināšana
Kā mēs visi zinām, kontu konti ir jebkura biznesa plāni. Kontu grāmatu uzturēšana ir finanšu vadības atslēga.
Tomēr ar grāmatvedības grāmatu uzturēšanu nepietiek. Ir arī nepieciešams, lai pārskati būtu precīzi un pilnīgi. Lai to nodrošinātu, ir iespējamas dažādas pārbaudes un kontroles, taču viens no pamata un būtiskākajiem veidiem ir “Grāmatu saskaņošana”.
Kas ir samierināšanās?
Tas ir process, kurā salīdzina divas ierakstu kopas un analizē atšķirības starp abām kopām, ja tādas ir.
Šie divi ierakstu komplekti var būt jebkas no visa kontu grāmatu diapazona. Parasti viena ierakstu kopa ir paša uzņēmuma grāmatu virsgrāmata, kas jāsaskaņo, un otrā ieraksta kopa tiek iegūta no iekšējiem vai ārējiem avotiem.
piemēram, bankas grāmatas (iekšējā avota) salīdzināšana ar bankas izrakstu (ārējais avots).
Kad notiek samierināšana?
Parasti to veic pirms kontu slēgšanas. Ieteicams to darīt katru mēnesi, lai grāmatas būtu atjauninātas, taču tās var veikt arī reizi ceturksnī vai gadā.
Lielākam skaļumam jābūt samierināšanas biežumam, lai izlīguma process būtu vienmērīgāks.
Tie jāveic katru gadu, pirms auditori ir apstiprinājuši Grāmatas. Lielākā daļa saskaņojumu ir priekšnoteikums audita testēšanas vajadzībām. Kopš Sarbanes Oxley (SOX) stāšanās spēkā 2002. gadā saskaņošana ir kļuvusi vēl kritiskāka, jo nepieciešamā atbilstība ir paaugstinājusies citā līmenī.
Kāds ir periods, kurā tiek veikta samierināšanās?
Viens no kritiskajiem aspektiem, par kuru jārūpējas, veicot samierināšanu, ir tas, ka abu ierakstu kopu periodam jābūt vienādam.
Turpinot iepriekš minēto piemēru, ir ļoti neloģiski salīdzināt banku grāmatu, kas iegūta par periodu no 1. janvāra līdz 16. martam, ar bankas kontu izrakstu par laika periodu no 1. janvāra līdz 16. jūnijam. Jābūt vienotai salīdzināšanas bāzei.
Būtiska lieta, kas jāņem vērā, ir tas, ka sākuma vai sākuma bilancei vienmēr jābūt vienādai gan ar ierakstu kopu. Iepriekš minētajā gadījumā, ja atlikumi 01.01.16. Nav identiski, šī atšķirība vispirms ir jānovērš, nevis jāturpina saskaņošana no 01.01.16. Līdz 31.03.16.
Kāpēc jāsaskaņo?
Atklāt krāpšanu
- Ir viegli manipulēt ar kontu grāmatām. Viens no veidiem, kā atklāt krāpšanos, ir samierināšanās. Ļaujiet mums to saprast ar piemēru.
- ABC Corporation kasieris izdara krāpšanu, nereģistrējot no klientiem saņemto skaidru naudu. To darot, klientu un skaidras naudas grāmatiņas netiek mainītas, un viņš var kabatā iekasēt saņemto skaidru naudu.
- Vienkāršs veids, kā atklāt šādas krāpšanās, ir veikt klientu grāmatiņu samierināšanu. Ja klienta grāmata ABC grāmatās tiek salīdzināta ar ABC virsgrāmatu klienta grāmatās, atlikumi netiks sasaistīti un tiks atklāta krāpšana.
Pārliecinieties, vai ieraksti ir pilnīgi:
- Reizēm noteiktas darbības ietekmē mūsu grāmatas, bet tās netiek novirzītas caur kontu komandu, tāpēc tās var netikt pamanītas.
- Neliels piemērs ir čeks, kuru klients noguldījis tieši bankas kontā. Ja klients neinformē, bankas virsgrāmata, kā arī klientu grāmata, būs nepilnīga, kas novedīs pie faktu sagrozīšanas.
Pārliecinieties, vai ieraksti ir precīzi:
- Grāmatvedības procesā pastāv cilvēcisku kļūdu iespējamība.
- Viens cilvēcisku kļūdu piemērs ir nepareiza ciparu izvietošana, piemēram, pārdošanas faktiskā vērtība bija Rs. 99 736, kas tika nepareizi ierakstīts kā Rs. 97,936.
- To var uzzināt, saskaņojot kontus. Tās nav nekas cits kā transponēšanas kļūdas, un šajā gadījumā atšķirība parasti dalās ar 9.
Labākā prakse samierināšanas procesam
Dažas labākās prakses, kuras var izmantot, lai izlīgums palīdzētu sasniegt tās mērķi, ir šādas:
- Uzņēmumiem jāizveido samierināšanas process, kas jāievēro iekšēji. Tam jāaptver biežums, galvenie konti, par kuriem jāveic saskaņošana, standartizēti formāti utt. Šie procesi mainīsies atkarībā no apjoma, nozares veida, augsta riska jomām utt. Politika ir jāsagatavo un jāizplata vietnei. Finanses un konti komanda regulāri.
- Jāievēro pienākumu nodalīšana. Tas nozīmē, ka darbiniekiem, kas reģistrē ierakstus kontu grāmatās, nevajadzētu būt saskaņošanas procesa daļai. Tas nodrošinās, ka viens atkārtoti pārbauda cita paveikto.
- Jāievēro autoru-pārbaudītāju procesa matrica. Saskaņošanas paziņojumi arī jāsagatavo un jāpārbauda dažādiem darbiniekiem, pamatojoties uz iecelšanu. Izpilddirektors var sagatavot saskaņošanas paziņojumu, un vadītājs to var pārbaudīt.
- Pareiza parakstīšanās jāveic sagatavotājam un pārbaudītājam, lai cilvēki justos pietiekami atbildīgi.
- Būtu jānosaka stingri samierināšanas termiņi, lai atklātu krāpšanos un veiktu savlaicīgas darbības.
- Iekšējā audita darbības jomā būtu jāietver arī šo saskaņošanas paziņojumu pārbaude.
- Apstiprināšanas process būtu jānosaka labošanas ierakstu (ja tādi ir atklāti saskaņošanas procesā) nodošanai kontu labošanai. Tas nodrošinās, ka vidējā un augstākā līmeņa vadība laiku pa laikam tiek atjaunināta.
- Apliecinošajiem dokumentiem (piemēram, bankas izrakstam, klienta virsgrāmatai utt.) Jābūt samierināšanas paziņojuma daļai, par kuru jāparakstās.
Kā izskatās samierināšanas paziņojums?
Izlīguma paziņojumam jābūt pēc iespējas vienkāršākam. Tajā jāiekļauj nepieciešamā informācija, piemēram, kura grāmata tiek saskaņota, kāds ir izlīguma periods, kad ir sagatavota samierināšana, kurš ir sagatavojis, pārbaudījis, apstiprinājis utt.
Šis ir vienkāršs samierināšanas paziņojuma formāts:
| ABC Co | |||
| Paziņojums par banku samierināšanu uz 16. martu | |||
| Bankas konts Nr. 00000xxxxxx | |||
| Atlikums saskaņā ar kontu grāmatām 31. martā-16 | xxx | ||
| Pievienot: | Pielāgojums 1 | xxx | |
| 2. korekcija | xxx | ||
| Pielāgojums 3 | xxx | xxx | |
| Mazāk: | Pielāgojums 4 | xxx | |
| Pielāgojums 5 | xxx | xxx | |
| Pielāgojums 6 | |||
| Atlikums saskaņā ar bankas pārskatu 31. martā-16 | xxx | ||
| Sagatavoja: grāmatvedis | |||
| Pārbauda: vadītājs | |||
| Pārbaudīja: finanšu kontrolieris | |||
Jebkuru no abiem komplektiem var uzskatīt par pamatu, un korekcijas jāpieskaita vai jāatņem, tādējādi iegūstot līdzsvarošanas skaitli.
Iepriekš minētajā formātā par pamatu tiek ņemta bankas grāmata. Tomēr, ja bankas izraksts tiek uzskatīts par pamatu, visas korekcijas tiks atceltas. Sekojoši divi gadījumi palīdzēs to labāk izprast:
A gadījums - bankas bāzes ņemšana par pamatu
| Atlikums saskaņā ar kontu grāmatām 31. martā-16 | 9 700 | ||
| Pievienot: | Izsniegtas, bet ne deponētas čekas | 10 000 | |
| Interese par banku, kuru ieskaita banka | 75 | 10,075 | |
| Mazāk: | Bankas maksa nav reģistrēta | 175 | 175 |
| Atlikums saskaņā ar bankas pārskatu 31. martā-16 | 19 600 |
B gadījums - bankas izraksta ņemšana par pamatu
| Atlikums saskaņā ar bankas pārskatu 31. martā-16 | 19 600 | ||
| Pievienot: | Bankas maksa nav reģistrēta | 175 | 175 |
| Mazāk: | Izsniegtas, bet ne deponētas čekas | 10 000 | 175 |
| Interese par banku, kuru ieskaita banka | 75 | 10,075 | |
| Atlikums saskaņā ar kontu grāmatām 31. martā-16 | 9 700 |
Kādi ir samierināšanas veidi?
Galvenie saskaņošanas paziņojumi, kas ir būtiski un sagatavoti ikdienas biznesa grāmatvedībā:
- Banku saskaņošana
- Pārdevēja saskaņošana
- Klientu saskaņošana
- Uzņēmumu savstarpējā samierināšana
- Uzņēmumam raksturīga saskaņošana
Mēs detalizēti apspriedīsim katru no šiem apgalvojumiem:
# 1 - bankas samierināšana
Tiek sagatavots bankas saskaņošanas paziņojums par faktiskajiem darījumiem, kas atspoguļoti bankas izrakstā attiecībā uz mūsu bankas grāmatā ierakstītajiem darījumiem.
Daži no bankas grāmatas un bankas izraksta atšķirības iemesliem ir šādi:
- Čeks izsniegts pārdevējam, bet uzrādīts vēlāk
(Reizēm bankas izrakstā ir čeki, kas ir ļoti seni. Tie ir novecojuši un tos vairs pat nevar noguldīt. Labāk tos norakstīt un saglabāt Bankas grāmatu skaidru.)
- Summa, ko klients iemaksājis tieši mūsu bankas kontā
- Bankas ieskaitītie bankas procenti
- Bankas iekasētās bankas izmaksas
- Bankas kļūdas (lai arī reti, kļūdas var notikt arī ar datu ievadīšanas kļūdām, kuras var būt arī banka)
Visas ar maksājumu un kvīti saistītās darbības tiek izsekotas, izmantojot bankas grāmatu. Tā saskaņošana palīdz to atjaunināt.
Lai atvieglotu mūsu dzīvi, lielākajai daļai grāmatvedības ERP ir iebūvētas funkcijas, kas palīdz tieši iegūt bankas saskaņošanas pārskatu.
Šajos ERP izmantotais pamatkoncepcija ir “bankas datuma” ierakstīšana katram darījumam. Bankas datums ir datums, kurā darījums tiek atspoguļots bankas izrakstā. ERP izraksta pārskatu, kura pamatā ir “Dokumenta datums” salīdzinājumā ar “Bankas datumu”.
# 2 - pārdevēja saskaņošana
Pārdevēja saskaņošanas paziņojums ir sagatavots, lai pārliecinātos, ka pārdevēja grāmatās nodotie grāmatvedības ieraksti atbilst grāmatvedības ierakstiem.
Noviržu iemesli ir šādi:
- Pārdevējs nedrīkst rezervēt pirkumus, ko esam rezervējuši.
- Mūsu izsniegtie čeki var netikt atspoguļoti viņu grāmatās. Parasti tas notiek, ja pārbaude tiek nevietā vai pazaudēta tranzīta laikā.
- Tranzīta preces, kuras mēs neesam reģistrējuši, bet ko reģistrējis pārdevējs;
# 3 - klientu saskaņošana
Klienta saskaņošanas paziņojums ir ļoti līdzīgs pārdevēja saskaņošanai. Tā ir gatava pārbaudīt, vai klienta grāmatas ir sinhronizētas ar mūsu grāmatām. Lielākā daļa uzņēmumu klientu saskaņošanu uzskata par prioritāti salīdzinājumā ar pārdevēju saskaņošanu. Tas ir tāpēc, ka nauda ir saņemama no klientiem, un vienmēr ir labāk saskaņot, lai maksājumi netiktu izskatīti dažu ar grāmatvedību saistītu problēmu dēļ.
Noviržu iemesli ir šādi:
- Klientu rezervētās atdeves mūsu grāmatās neparādās.
- Klienta ieturētie nodokļi nav iekļauti mūsu grāmatās.
- Tranzīta preces reģistrē kā pārdošanu mūsu virsgrāmatā.
- Maksājumi, kas tieši pārskaitīti uz mūsu bankas kontu, nav reģistrēti.
Laba prakse ir veikt ikmēneša klientu samierināšanu rotācijas kārtībā. Ļaujiet mums saprast, ka korporācijai ir 100 nepāra klientu, un katru mēnesi jāveic samierināšana ar aptuveni 10-15 klientu grāmatām.
Pēc tam, kad saskaņošana ir pabeigta un abas puses to apstiprinājušas, var izsniegt atlikuma apstiprināšanas sertifikātu par konkrēto periodu. Tas nodrošinās, ka sākuma atlikumi nav jāpārbauda. Tas arī palīdz atrisināt strīdus.
# 4 - Uzņēmumu savstarpējā samierināšana
Grupas uzņēmumiem (kontrolakciju sabiedrībai, meitasuzņēmumam utt.) Ir jāsagatavo konsolidētas kontu grāmatas. Šīm grāmatām ir jālikvidē starpuzņēmumu darījumi, piemēram, pārdošana no Holding Co tā meitasuzņēmumam. Tādēļ ir ārkārtīgi svarīgi, lai viņu kontu grāmatas vienmēr būtu sinhronizētas un tāpēc pirms konsolidācijas procesa veikšanas tās regulāri jāsaskaņo .
# 5 - Biznesa specifiska saskaņošana
Katram uzņēmumam būs jāsagatavo citi samierināšanas pasākumi, kas pārsniedz iepriekš minētos pamata principus. Piemērs tam ir Preču saskaņošanas izmaksas
Šī saskaņošana neattieksies uz pakalpojumu nozari, jo tajās nav krājumu. Tomēr tas ir ļoti svarīgi uzņēmumiem, kuriem ir krājumi.
Kādas ir pārdoto preču izmaksas?
Pārdoto preču izmaksas = Sākuma krājumi + Pirkumi - Noslēguma krājumi
Pārdoto preču izmaksas = Pārdošana - Peļņa
Jebkura no abām metodēm var sasniegt preču izmaksas. Abiem jābūt vienādiem. Ja nē, jāsagatavo samierināšanas paziņojums, lai noskaidrotu atšķirību iemeslus. Jāveic arī noslēguma krājuma fiziska pārbaude, un tas pats jāsaskaņo ar noslēguma krājumu, kas parādās kontu grāmatās.
Noderīgi padomi MS Excel, veicot saskaņošanu
- Būtu jāsagatavo standartizēta veidne ar visām programmā Excel nepieciešamajām formulām. (Var izmantot iepriekš attēloto formātu)
- Pārdevēja / klienta saskaņošanas gadījumā rēķins Nr. Darbojas kā standarta lauks, kuru var uzskatīt par pamatu Vlookup funkcijas veikšanai un saskaņošanas procesa vienkāršošanai. Pēc Excel Vlookup funkcijas izmantošanas pārliecinieties, vai esat veicis īpašu ielīmēšanu.
- Filtrējiet debeta un kredīta ierakstus atsevišķi un saskaņojiet tos atsevišķi. Vēl viens veids, kā atdalīt ierakstus, ir filtrēt tos pēc veida, ti, Maksājumi, Rēķini, Atgriešanās, Citas korekcijas. Noderēs to saskaņošana atsevišķi un pēc tam atšķirību summēšana. <
