seychellesartprojects.org

Kas ir grāmatvedības informācijas sistēma?

Grāmatvedības informācijas sistēma attiecas uz datorizētu metodi, ko uzņēmumi izmanto, lai savāktu, uzglabātu un apstrādātu grāmatvedības un finanšu datus, kurus izmanto uzņēmuma iekšējie lietotāji, lai ziņotu par dažādu informāciju ieinteresētajām personām. uzņēmums, piemēram, kreditori, investori, nodokļu iestādes utt.

Vienkārši sakot, tā ir sistēma, lai apkopotu un uzglabātu visu informāciju, kas saistīta ar finanšu darījumiem un notikumiem, tādā veidā, lai tos lēmumu pieņemšanai varētu iegūt iekšējā vadība, konti, finanšu vadītāji, auditori utt. AIS var būt ļoti vienkārša grāmatiņa dažādiem grāmatvedības, izmaksu aprēķināšanas, finanšu pārskatiem, piemēram, peļņas un zaudējumu aprēķins, bilance utt.

Grāmatvedības informācijas sistēmas (AIS) komponenti

# 1 - Persona (ieinteresētās personas)

Katra grāmatvedības aspekta sākums un beigas. Ir ieinteresētā persona, kas ievada informāciju sistēmā, vāc, analizē, ziņo utt., Un ir vēl viena persona (ieinteresētā persona), kurai nepieciešama informācija. Piemēram, grāmatvedis reģistrē dažādus finanšu datus un uzrāda tos vairākām ieinteresētajām personām, piemēram, īpašniekam, akcionāriem, kreditoriem, valdībai utt.

# 2 - dati

Ko tagad AIS reģistrē, ziņo? Tas viss attiecas uz dažādiem grāmatvedības darījumiem, notikumiem un citiem naudas vienumiem. AIS nereģistrēs nekādu informāciju, kurai nav naudas bāzes. Dati var būt kaut kas līdzīgs pārdošanas virsgrāmatai, klientu kontam, pārdevēju virsgrāmatām, finanšu pārskatiem, piemēram, P&L un bilance, naudas plūsmas pārskats utt.

# 3 - noteiktās procedūras

Lai veiktu dažādas funkcijas, kā norādīts definīcijā, AIS veic iepriekš noteiktas darbības, procedūras. Lai nodrošinātu konsekvenci, šī ir viena no AIS pamatvajadzībām. AIS var veikt darbību ar manuālu iejaukšanos vai automātiski. Šī darbība jāinformē personai, kas apstrādā datus, vai kodēta sistēmā automātisko sistēmu gadījumā.

# 4 - programmatūra (ERP)

Programmatūra vai, plašākā nozīmē, ERP ir datorizēta programma, kas veic norādītās funkcijas. ERP var raksturot kā datu bāzes programmatūras pakotņu sistēmu, kas atbalsta biznesa procesus un darbības, tostarp ražošanu, mārketingu, finanšu, cilvēkresursus utt. Tā ir viena no galvenajām grāmatvedības informācijas sistēmas (AIS) sastāvdaļām.

# 5 - Informācijas sistēmas infrastruktūra

Vienkārši sakot, IT infrastruktūru var teikt par dažādu IT un IS aparatūras, rīku, piederumu konsorciju. Piemēram, datori, printeri, skeneri utt

# 6 - Iekšējās kontroles

Iekšējā kontrole ir katras biznesa organizācijas pamatvajadzība. Tie ir rīki, pārbaudes, procedūras, organizācijas pieņemtas organizācijas, lai nodrošinātu finanšu informācijas integritāti, krāpšanas, kļūdu novēršanu, aktīvu aizsardzību utt.

Gadījumu izpēte, pamatojoties uz AIS piemēriem

• Case -  Martin Inc., Londonas pazīstamās lielveikalu mazumtirdzniecības ķēdes īpašnieks, izmantoja parasto darījumu reģistrēšanas metodi uz papīra, tagad, lai paplašinātu uzņēmējdarbību, vēlas uzzināt informāciju par klientiem, pārdevējiem, iepriekš nopelnīto peļņu, aplēsto nākotni peļņas gūšanas iespējas, informācija par apgrozāmo kapitālu, kas iesaistīts tās biznesā, bet nevar to prognozēt manuālās grāmatvedības prakses dēļ.
• Problēma - īpašnieks nespēj saprast savu uzņēmējdarbības vietu, ti, visas iepriekš minētās prasības.
• Risinājums - ja AIS būtu izmantots, Martin Inc. būtu viegli ieguvis informāciju par klientiem, pārdevējiem, iepriekš nopelnīto peļņu, apgrozāmo kapitālu, kas nodarbojas ar uzņēmējdarbību utt. Ne tikai iepriekšējie skaitļi, bet arī AIS spēj prognozēt nākotni peļņas, naudas plūsmas un citu pozīciju tendences.

Grāmatvedības informācijas sistēmas priekšrocības

• # 1 - Izmaksu efektivitāte - digitalizācijas un mākslīgā intelekta laikmetā katra organizācija virzās uz izmaksu samazināšanu, izmantojot mākslīgo intelektu. AIS ir palīdzējis samazināt manuālos centienus un var veikt to pašu darbību rentablāk.
• # 2 - Laika efektivitāte -  AIS ir palīdzējusi biznesa organizācijām samazināt laika daudzumu, kas vajadzīgs finanšu informācijas reģistrēšanai, klasificēšanai un ziņošanai. Lielu roku darba apjomu AIS var paveikt ar daudz mazāk pūļu un laika.
• # 3 - Viegla piekļuve (pārnesamība) -  AIS saglabātos datus var iegūt, izmantojot informācijas sistēmu, kas savienota ar internetu jebkurā vietā un laikā. Ja manuāli sagatavotas kontu grāmatas nav viegli pārnēsājamas, AIS dati var būt.
• # 4 - precizitāte -  iesaistot AIS, tiek palielināta datu ticamība. Kā mēs jau iepriekš runājām šajā rakstā, ka AIS ievēro iepriekš noteiktu instrukciju kopu. Tāpēc kļūdu iespējamās informācijas iespējamība ir mazāka, un tāpēc AIS ir arī precīzu datu priekšrocība.

Trūkumi

• # 1 - sākotnējās iemaksas un apmācības izmaksas - lai gan mēs apspriedām, ka AIS ir rentabla, tas pats var nebūt precīzi mazo uzņēmumu gadījumā. Sākotnējās iestatīšanas izmaksas var būt augstas, un tās var neradīt organizācijas vērtību.
• # 2 - Manuāla iejaukšanās - lai  gan mēs apspriedām, ka AIS samazina manuālu iejaukšanos, to nevar novērst. AIS ir nepieciešama manuāla iejaukšanās noteiktā laika posmā, kas var izraisīt sistēmas neefektivitāti.
• # 3 - kļūdu nevar pilnībā novērst -  mēs apspriedām, AIS samazina kļūdu iespējamību, taču programmatūrā ir nepareizas kodēšanas iespējas, kas var izraisīt kļūdām raksturīgus rezultātus. Arī šeit joprojām notiek manuāla iejaukšanās, kas arī var radīt kļūdu.
• # 4 - Konfidencialitāte - lai  gan mēs apspriedām AIS datu pārnesamību, tas pats var būt katastrofāls arī organizācijai. Ja šāda informācija tiek uzlauzta, piemēram, nozagta. Iebrucējs var grozīt informāciju vai atklāt slepenu finanšu informāciju.
• # 5 - vīrusu uzbrukums -  jebkurus datus, kas tiek glabāti IS, var inficēt ar vīrusu, kas var izraisīt traucējumus, pārveidot AIS saglabāto finanšu informāciju.

Ierobežojumi

• Izmaksas: mēs jau apspriedām AIS izmaksas kā trūkumu.
• Apmācība: ir jāapmāca lietotāji barot, iegūt vai izmantot AIS vēlamajā veidā. Ja attiecīgā persona nav labi apmācīta, tas var izraisīt neprecīzu datu sagatavošanu un noformēšanu. Tāpat lielā organizācijā bieži notiek pārcelšana, paaugstināšana amatā, atkāpšanās no amata, aiziešana pensijā. Visos šajos gadījumos ir nepieciešama regulāra apmācība aizstājējiem.
• Novecošana : digitalizācijas laikmetā tehnoloģijas mainās ātri. Ir nepieciešami ļoti nedaudzi mirkļi, līdz tehnoloģija kļūst novecojusi. Tas rada nepieciešamību organizācijai pieņemt izmaiņas ātrāk. Pretējā gadījumā tas var novest pie kļūdām raksturīgiem datiem.

Izmaiņas grāmatvedības informācijas sistēmā (AIS)

Strauji mainīgo tehnoloģiju un tehnoloģisko progresa pielāgošanās laikmetā AIS notiek būtiskas izmaiņas. Jaunākās izmaiņas ietver mākoņdatošanu, mākoņa uzskaiti, reāllaika grāmatvedību vai mobilo grāmatvedību.

Tas ir padarījis grāmatvedību daudz vieglāku un ērtāku, salīdzinot ar vecajiem grāmatvedības veidiem. Paaugstināšana ir sasniegusi līmeni, kas ne tikai reģistrē, klasificē, analizē un ziņo skaitļus, bet arī paredz nākotnes tendences, kas var palīdzēt sagatavoties faktiskajai situācijai.

Secinājums

Grāmatvedības informācijas sistēmu (AIS) var raksturot kā svētību jebkurai organizācijai, jo mēs pētījām gan AIS priekšrocības, gan trūkumus, ierobežojumus. Tomēr kopumā organizācijai ir ļoti izdevīgi pāriet no manuālās grāmatvedības uz AIS balstītu grāmatvedību. Dažādu AIS trūkumu un ierobežojumu pārvarēšanai ir programmatūra, kas nodrošina organizācijas AIS aizsardzību pret vīrusiem, hakeriem un citiem uzbrukumiem.

Mākslīgais intelekts, paplašināta grāmatvedības informācijas sistēmas (AIS) versija, jau ir sākusi samazināt manuālo iejaukšanos un drīz pieaugs satriecošā tempā.