seychellesartprojects.org

Kas ir pirkumu žurnāli?

Pirkumu žurnāli ir īpaši žurnāli, kurus organizācija izmanto, lai sekotu visiem kredīta pirkumiem. Tas ir arī pazīstams kā pirkumu grāmata vai pirkumu dienasgrāmata. Kamēr kredītdarījumi tiek iegrāmatoti pirkumu grāmatā, skaidras naudas pirkumi tiek ierakstīti vispārējā žurnālā. Ir vērts pieminēt, ka šādos žurnālos tiek reģistrēta tikai preču iegāde kredītā, un visi kapitālie izdevumi nav iekļauti.

Lielākajai daļai organizāciju ir atsevišķa pirkšanas nodaļa, kas rūpējas par visu pirkšanas procesu, kas ir nepieciešamo preču identificēšana, klasifikācija, piedāvājumu pieprasīšana, pasūtījuma veikšana un preču saņemšanas apstiprināšana atbilstoši vēlamajam aprakstam.

Purchase Journal ieraksta sastāvdaļas

# 1 - divas ballītes

Katrā pirkumā ir divas puses - pircējs un pārdevējs. Abas puses vienojas par cenu, kuru pircējs maksā par precēm vai pakalpojumiem. Šī pirkuma cena ir darījuma summa visiem pirkumu žurnāliem. Personu vai organizāciju, no kuras tiek veikts pirkums, sauc par Piegādātāju, un, veicot pirkumu uz kredīta, Piegādātājs bilancē parādīsies kā Kreditori līdz maksājuma veikšanas brīdim.

# 2 - kredīta iegāde

Organizācija iegādājas dažādas preces un pakalpojumus no vairākiem piegādātājiem. Kad prece tiek nopirkta kredītā, tiek publicēts šāds žurnāla ieraksts: Pieņemsim, ka SIA X nopirka 500 USD vērtas preces no Y Ltd. -

Kad tiek veikts maksājums -

# 3 - rēķins

Rēķins ir dokuments, kuru pārdevējs izsniedz pircējam. Tas ir detalizēts dokuments. Tajā ir rēķina datums, piegādātāja nosaukums un adrese, tās organizācijas nosaukums, kurai tiek izrakstīts rēķins, tās organizācijas adrese un nosaukums, uz kuru tiek nosūtīts preču daudzums, preču daudzums un apraksts, piegādātājam nepieciešamais maksājuma veids, valūta rēķins, nodokļi utt. Rēķins ir svarīgs dokuments, kas ir jautājums kopā ar precēm, un, kad tas nonāk pie pircēja, pircējs precēs preces, kas saņemtas, ar ievietoto pirkuma pasūtījumu.

 # 4 - Iepirkumu departaments

Lielākajai daļai organizāciju ir atsevišķa iepirkumu nodaļa, kas ir atbildīga par preču iepirkšanu. Tātad, kad jebkurai personai vai nodaļai ir nepieciešamas kādas preces, tai ir jānosūta pieprasījums Pirkumu nodaļai, ja preces jau ir pieejamas noliktavā vai noliktavā, pirkumu nodaļa izsniedz preces. Ja preces nav pieejamas, iepirkumu komanda identificēs piegādātāju, kas specializējas vajadzīgajās precēs, un viņi veiks pasūtījumu. Kad pasūtījums ir ieradies, viņi pārbaudīs, vai tas atbilst vajadzīgajam aprakstam, un daudzums atbilst pieprasītajam. Kad pirkšanas nodaļa apstiprina, ka preces ir saņemtas, rēķins tiek apmaksāts uz kontiem.

 # 5 - kredītzīme

Gadījumos, kad piegādātās preces neatbilst aprakstam, tām ir kvalitātes problēmas vai bojājumi, un Pircējam tās jāatgriež Piegādātājam. Tad Piegādātājs izdos dokumentu ar nosaukumu Kredītvēsture, kas nākotnē tiks koriģēts pret preču maksājumiem. Pieņemsim, ka SIA X atgrieza labu USD 1000 vērtībā, un Y Ltd. izdeva kredītvēstuli šai vērtībai. Nākamreiz, kad X Ltd. iegādāsies 5000 USD, tai būs jāmaksā tikai 4000 USD, jo 1000 USD tiks pielāgoti kredītvēsturei.

# 6 - pirkumu grāmata

Pirkumu grāmatā visi kredīta pirkumi tiek reģistrēti vienā vietā, un tur ir norādīta informācija par piegādātājiem, rēķina numurs, valūta, daudzums un cita informācija. Šo Piegādātāju atlikumi no iegādes grāmatas tiek pārskaitīti uz atsevišķām grāmatām, un kopā izdevumu daļas tiek debetētas izdevumu kontā. Šī ir viena no grāmatvedības procesa pamatlietām, kas ir būtiska, sagatavojot virsgrāmatas atlikumus, izmēģinājuma bilanci un galīgos pārskatus. Tālāk ir sniegts pirkuma grāmatas XYZ Ltd paraugs 2019. gada augustam. Šajā gadījumā atlikumi 500 ASV dolāru, 1000 ASV dolāru un 2 000 ASV dolāru apmērā tiks izvietoti atsevišķām Nike, Adidas un PUMA Ltd. grāmatām. Pirkuma kontu debetēs arī 3500 ASV dolāru apmērā.

Iepirkuma žurnālu priekšrocības

• Visu piegādātāju informācija ir atrodama vienuviet, kas palīdz saskaņot virsgrāmatas atlikumus un izmēģinājuma bilanci
• Viegli uzturēt un izsekot datus piegādātāju analīzei
• Kopējais kredīta pirkums un pirkuma veids ir atrodams vienā vietā
• Būtisks dokuments netraucētai iepirkumu nodaļas darbībai
• Gada beigu revīziju laikā ar visiem Piegādātājiem saistīto rēķinu numuru atrašana kļūst pieejama no pirkumu žurnāliem
• Viena no slavenajām un plaši uzturētajām grāmatām

Pirkumu žurnālu trūkumi

• Nepieciešams atsevišķs grāmatvedis, kas maksā laiku un naudu
• Ja pirkuma grāmatā tiek izvēlēts nepareizs piegādātāja konts, tas rada kļūdas izmēģinājuma bilances un galīgo pārskatu sagatavošanā

Secinājums

Pirkumu žurnāli ir būtiska un būtiska jebkuras organizācijas grāmatvedības procesa sastāvdaļa. Rūpīgi to ieviešot, skaņas sistēma palīdzēs veikt pirkumus tieši laikā, kas ļaus ietaupīt laiku un naudu. Arī pirkumu analīze, kas iegūta no šiem žurnāliem, palīdz sarunās par jauniem līgumiem. Pirkumu žurnāli palīdz arī pārvaldīt kreditorus, izsekot atgriezto preču statusu, kredītvēstules un atjauninātus piegādātāju virsgrāmatas atlikumus, kas visi ir nepieciešami, lai bizness būtu veiksmīgs un atjaunināts. Tas palīdz arī atvieglot revīziju, sniedzot auditoriem nepieciešamos datus.